எழுதப்பட்ட விவரங்களைத் தொகுத்து ஒரு நூலாக வெளியிடத் தொடங்கிய காலத்திலிருந்தே அட்டவணை வெளியிடுதலும் வழக்கமாக இருந்து வந்துள்ளது. அன்றைய அட்டவணைகள் பொருள் (Subject), கருத்து வடிவம் (Concept) ஆகியவை பற்றி அமைக்கப்படாமல் தனி மனிதரின் பெயர்களைப் பற்றியோ ஒரு நூலின் சொற்களைப் பற்றியோ அமைக்கப்பட்டிருந்தன. ஆனால், தலைப்புகளுக்கு அட்டவணையிடுதல் (Indexation) மதத் தொடர்புடைய நூல்களில் பெரும்பாலும் பயன்படுத்தப்பட்டு வந்தது. கி.பி. 18–ஆம் நூற்றாண்டில் வெளிவந்த இலக்கியத் தொகுப்புகளில் முக்கிய தலைப்புகளுக்கு மட்டும் அட்டவணைகள் காணப்பட்டன. இவ்வட்டவணைகள் அறிவியல் அடிப்படையில் அமையவில்லை. கி.பி. 19–ஆம் நூற்றாண்டில் வெளிவந்த பொருளடக்க அட்டவணை (Subject-Index), நூலகத் துறையில் கண்ட புதிய முறைகளினாலும், ஆவணத் தொகுப்பு முறையில் ஏற்பட்ட புதிய செயற்பாடுகளினாலும் அறிவியல் அடிப்படையில் அமைந்திருந்தது. ஆனால் அது மிகுந்த அளவில் பயன்படுத்தப்படவில்லை. அட்டவணையிடுதல் சொற்பட்டியல் அமைப்பு (Cataloguing), வகைப்பாடு (Classification) ஆகியவற்றினின்றும் தூவியின் பதின் முறை வகைப்பாடு (Dewey Decimal Classification), விதிக் கோவை (Coding), தலைப்பமைப்பு (Facet) முறைகளும் மேற்கூறியவற்றுக்கு இணையாக வளர்ந்துள்ளன. அகரவரிசைப்படி பொருள் அடைவு (Subject Index), முதன்மைத் தலைப்பு (Main Heading), உட்பிரிவு (Sub-Division), உருத்திரிபு (Modifier) ஆகியவை தரவகைப் படிநிலை (Heirarchy Structure) முறையில் அமைந்திருக்கும். இரண்டாம் உலகப் போருக்குப் பின் ஏற்பட்ட தகவல் பெருக்கத்தினால் (Information Explosion) தகவல்களை உலகமெங்கும் பரப்ப வேண்டிய உடனடித் தேவை ஏற்பட்டது. எனவே, குறுகிய காலத்திற்குள் செய்திகளைத் தொகுக்க வேண்டியிருந்தது. அதனால் அட்டவணையின் தேவை பெருகிற்று. பின்னர்த் தொடர்ச்சியாகப் பல புதிய அட்டவணை முறைகளும் கண்டுபிடிக்கப்பட்டன. இப்போது கண்டுபிடிக்கப்பட்டுள்ள புதிய அடைவு அட்டை (Index Card), கணிப்பொறி (Computer) மூலம் வேண்டிய பொருள் பற்றி எளிதில் அறிந்துகொள்ள வகை செய்கிறது. இவ்வாறு அடைவு அட்டையும் அட்டவணைக்குத் தேவையான நுணுக்க முறைகளும் கோட்பாடுகளும் உருவாக்கப்பட்டுள்ளன. வரையறை ஒவ்வோர் இயலிலும் பல்வேறு கருந்து வடிவங்கள் உண்டு. அவற்றிற்குரிய விளக்கங்கள் பொருத்தமாகவும் சுருக்கமாகவும் தரமுள்ளவையாகவும் கொடுக்கப்பட வேண்டும். தொகுக்கப்பட்ட நூல்களின் தொகை அல்லது நூல்களிலிருந்து திரட்டப்பட்ட விளக்கங்கள் அல்லது அடிப்படை விளக்கங்கள், கருத்துகள் அல்லது பொருள் ஆகியவை பற்றி எளிதில் அறிய உருவாக்கப்படும் பட்டியல்தான் பொருள் அடைவு எனப்படுகிறது. இதன் குறிப்புப் பதிவு (Index Entry), ஆராய்ச்சியின் அடிப்படையில் உருவாக்கப்பட்டு, அகரவரிசையில் காலமுறைப்படியோ (Chronological Order) எண் வரிசைப் (Numerical Order) படியோ பதியப்படுகிறது. கலைச்சொல் சொல் ஒரு கருவி. இது கருத்தை வெளிப்படுத்துகிறது. இம்முயற்சியின் அடுத்த நிலை சொற்தொடராக, சிறு வாக்கியமாக, பெரு வாக்கியமாக வளர்வது. இம்முறையில் ஒவ்வொரு துறையும் தனக்கெனச் சில சிறப்புச் சொற்களைக் கொண்டுள்ளது. இதுவே கலைச்சொல் (Technical Term) எனப்படும். திரட்டு (Collection) பொருள்களைப் பற்றிய தொகுப்பு, திரட்டு எனப்படும். தனி இதழ் அல்லது பல்வேறு வகைப்பட்ட பொருள்/நூல்களின் தொகுப்புகளை உள்ளடக்கியது திரட்டு. எடுத்துக்காட்டுகள்: ஆவணங்கள் (Documents), ஆவணத் தொகுப்பு (An- thology), கலைக் களஞ்சியம் (Encyclopaedia), பருவ இதழ் (Periodical) ஆகியவை. இனம் (Item) தனித் தன்மை மிக்க நூல், கட்டுரை, அறிக்கை, சுருக்குரை (Abstract), மதிப்புரை (Review) ஆகியவையும், தொகுப்பின் ஒரு பகுதி, கோப்பின் ஓர் ஆவணம், நாடாப் பதிவின் ஒரு பகுதி, கால இதழ் (Journal)களில் வரும் கட்டுரை, நூல் வெளியிட்டு வரிசையில் ஒன்று ஆகியவையும் இனங்களாகக் கருதப்படுகின்றன. அடைவுப் பகுதி (Index Entry) அட்டவணையின் போது பல்வேறு பொருள் பற்றிய குறிப்புகள் பதிவு செய்யப்படுகின்றன. பதிவு என்பது அட்டவணையின் அடிப்படை அலகு (Unit). இப்பதிவு குறியீடுகளாகவோ குறியீட்டுச் சொற்றொடர்களாகவோ அமைந்திருக்கும். இது அடையாளச்சொல் இனத்தையோ கருத்துப்படிவம் பற்றிய முடிவையோ எளிதில் கண்டுபிடிக்க உதவும். அமைத்தலும் பணிகளும் கலைச் சொற்களுக்குப் பதிவுகளை உருவாக்கி அவற்றை அட்டவணையில் முறைப்படி பொருந்துமாறு அமைப்பதே அட்டவணை அமைப்பாளரின் முதற் கடமை. இதில் கவனிக்கப்பட வேண்டிய பல நிலைகள் பின்வருமாறு: : திரட்டுகளில் காணப்படும் குறைகளைப் போக்கித் தேவையானவற்றை மட்டும் வைத்துக் கொள்ளல் (Scanning the Collection). : அவ்வாறு திரட்டப்பட்ட திரட்டுகளின் கருப்பொருளைப் பாகுபாடு செய்தல். இப்பாகுபாடு, திரட்டு மற்றும் அட்டவணைக்காகப் பயன்படுத்தப் போகும் காரணிகளையும் அவற்றின் பயன்பாட்டினையும் பொறுத்தது. : திரட்டுகளிலுள்ள தொடர்ச்சியற்ற (Discrete) இனங்களைப் பொருத்தமான அடையாளக் குறியுடன் (Identifier) அவற்றின் சரியான இருப்பிடத்தைக் (பக்க எண், கோப்பு எண் முதற்கொண்டு) குறிப்பிடல். மேற்குறித்த நான்கு நிலைகளைக் கொண்டு அட்டவணையை உருவாக்கும்பொழுது கவனிக்கப்பட வேண்டிய சில நுட்ப வேலைகளும் (Technical Works) உண்டு. அவற்றைச் சீரான முறையில் பின்பற்றி அட்டவணை அமைத்தல் இன்றியமையாதது. அவை, : சேகரிக்கப்பட்ட அல்லது உருவாக்கப்பட்ட அட்டவணைப் பதிவுகளை இணைப்புள்ள (Cohesive), மாறாத் தன்மையுள்ள (Consistent) முழு அட்டவணையாகச் செய்தல். : அடையாளக் குறிகளைத் தேர்ந்தெடுக்கும் வழிமுறைகளை உருவாக்குதல். : குறுக்கு மேற்கோள் (Cross-reference), இனங்காணுதல் (Tracing) மற்றும் நோக்க இலக்குகளைக் (Scope Notes) கொண்டு அடையாளக் குறிகளுக்குள் தொடர்பு முறையை நிறுவுதல். : அவ்வாறு அமைக்கப்பட்ட அட்டவணைப் பதிவுகள் எவ்விடத்தில் உள்ளன என்பதைச் சுட்டிக்காட்டத் தேவையானவற்றைக் (நாள், ஆண்டு, பக்கம் முதலானவை) குறிப்பிடல். : முழுமை பெற்ற அட்டவணை, பதிப்பிலோ பயன்படுத்தும் வகையிலோ எவ்வுருவில் இருப்பது என்பது பற்றி முடிவெடுத்தல். : அட்டவணை அமைத்த பின்னர் அதன் அமைப்பாளர். அவர் தொகுத்த சொற்கள் கருத்துக் கூட்டாக்கமாக (Synthetic), மற்றச் சொற்களை இணைக்கும் முறையில் இணைப்பிடைச் சொல் (Syndetic) சார்ந்ததாக, அமைப்பது இன்றியமையாததாகும். : பொருத்தமான அடையாளக் குறிகளைத் தேர்ந்தெடுத்து அவற்றின் உறவைச் சிறப்பாக விளங்கிடச் செய்தல் வேண்டும். மேலே கூறியுள்ளவற்றைச் சரியான முறையில் பயன்படுத்தி அட்டவணை அமைத்த பின்னர் அமைப்பாளர் அதன் தகுதியை உறுதி செய்தல் வேண்டும். அவர் பணி செய்யும்போது மிகுந்த எச்சரிக்கையுடனும் கவனத்துடனும் செயலாற்றுவதுடன் தம் சொந்த விருப்பு வெறுப்புக்கு இடந்தருதலும் கூடாது. அட்டவணையின் தரத்தைப் பேணிக்காப்பதுடன் அதைப் பயன்படுத்துவோரின் தேவைகளைக் குறித்த சரியான கண்ணோட்டத்துடன் இருப்பது இன்றியமையாததாகும். பயன்கள் அட்டவணை அமைத்தல் ஒரு பணி நடவடிக்கை, ஒருவருக்குத் தேவையான விளக்கங்களை எந்த இடத்திலிருந்து பெறலாம் என்பதைச் சுருக்கமான முறையிலும் எளிதிலும் விளக்கி, செய்தி வேண்டுவோருக்கும் செய்தியுள்ள இடத்திற்கும் இடையே ஒரு பாலமாகச் செயல்படுவதே அட்டவணையின் பணியாகும். மூல ஆதாரத்தின் அளவு, கையேடு (Hand Book) அல்லது தொகுப்பு, இவற்றின் தன்மையைப் பொறுத்து, அட்டவணை அதன் முழு மதிப்பைப் பெறுவதோடு பலருக்கும் பயன்படும் தன்மை வாய்ந்ததாகவும் அமையும். நுட்பமுடன் அறிவியல் அடிப்படையில் அமைக்கப்பட்ட அட்டவணைப்பட்டி (Index Catalogue) பயன்படுத்துவோரின் தேடும் முயற்சியைக் குறைப்பதோடு, சரியான முறையில் எந்தக் கலைச் சொல்லிற்கும் எளிதில் அடையாளக் குறிகளைக் கொண்டு பொருளைக் காண வகையும் செய்கிறது. பொருத்தமான தனித்தன்மையுள்ள அடையாளக் குறியும் தகுந்த இடஞ்சுட்டி (Locator)களும், குறுக்கிணைப்பு மற்றும் குறிப்புகளும் முழுமையாக இருப்பின், அட்டவணை, பயன்படுத்துவோரின் தேவையை மிகுந்த அளவில் நிறைவு செய்வதுடன் அவை இருக்கும் இடங்களை மிகவும் துல்லியமாக அறியவும் வகை செய்கிறது. இதைத் தவிர முன்பு கூறியபடி, அட்டவணை ஒரே நேரத்தில் கருத்துக் கூட்டாக்கமாகவும் இணைப்பாக்கமாகவும் இருந்து செயல்படுகிறது. மேலும், இது முடிவுக்கு வகை செய்யும் ஒரு வழிமுறையே தவிர இதுவே முடிவன்று. அட்டவணை அமைப்பதில் பல புதிய முன்னேற்றங்கள் ஏற்பட்டுள்ளன. ஒன்று, ஓரினக் கலைச்சொல் அடைவுப்பட்டி (Coordinate Index) பொதுச்சொல் அடிப்படையில் அமைந்துள்ளது. ஆனால், தரவகை/படிநிலைக் கருத்துப் பொருள் அட்டவணை (Hierarchial Subject Index)யினின்றும் மாறுபட்டது. இந்த அட்டவணையில், இனம் அல்லது அடையாளக் குறி மற்றவற்றைச் சார்ந்திராமல் அதனோடு தொடர்புள்ள தொகுப்பின் எல்லா இனங்களையும் கண்டறிய வகை செய்கிறது. எடுத்துக்காட்டு, ஓர் ஆய்வாளர் குடிசைப் பகுதிகளில் குடும்ப நலத் திட்டத்தால் ஏற்படும் பிறப்புவீத மாற்றம் பற்றி ஆராய விரும்புகிறார். இதற்காகத் தரவகை அட்டவணைப் பட்டியலில் ‘குடிசைப்பகுதி’, ‘குடும்ப நலத் திட்டம்’, ‘பிறப்பு விகிதம்’ என்ற மூன்றையும் துணைத் தலைப்புகளுடன் நோக்க வேண்டும். மூன்றுமே முக்கிய தலைப்புகளாகக் கொடுக்கப்பட்டிருப்பின், ஒரு தலைப்பின் கீழ் உள்ள பதிவுகள், மற்ற இரு தலைப்புகளிலும் முழுமையாகக் குறிக்கப்பட்டோ குறுக்கு மேற்கோள் அளிக்கப்பட்டோ இருக்கும். ஆனால், ஓரினமான அட்டவணையில் ‘குடிசைப்பகுதி’, ‘குடும்ப நலத்திட்டம்’ ‘பிறப்பு வீதம்’ இம்மூன்றும் தனித்தனித் தலைப்புகளாக அகர வரிசையில் அமைந்திருக்கும். ஒவ்வொன்றும் அதனைச் சார்ந்து இருக்கக் கூடிய எல்லா இனங்களுடனும் பதிவு செய்யப்பட்டிருக்கும். மூன்று தலைப்புகளுக்கும் பொதுவான இடஞ்சுட்டிகளைக் கொண்டு தேவையான இனங்களின் விவரத்தை அறிய இயலும். கலைச்சொல் அட்டவணை அட்டவணை அமைக்கும்போது அதன் அமைப்பாளர் மூலக் கோப்புகளை ஆராய்ந்து அவற்றில் பயன்படுத்தப்படும் அரிய கலைச் சொற்களை முதலில் தயாரிப்பர். எடுத்துக்காட்டு: நூல்கள், இதழ்கள் முதலானவை. இம்முறையில் அமைக்கப்படும் அட்டவணை, சொல்லாக்க அட்டவணை (Derivative Index) எனப்படும். கருத்துப் படிவ அட்டவணை மூல ஆவணம் அல்லது நூல் என்ன உட்கருத்தைக் கொண்டுள்ளது என்பதை ஆராய்ந்து, அவ்வாவணத்தில் பயன்படுத்தப்படும் கலைச் சொற்களுக்கு நெருங்கிய பொருள் குறித்தும் அட்டவணை உருவாக்க முடியும். இதிலுள்ள பதிவுகள் மூல ஆவணத்தில் கூறப்பட்ட சொற்களாகவே (Terms) இருக்கத் தேவையில்லை. கவனிக்க வேண்டிய குறிப்புகள் சொல் அட்டவணை (Word Indexing), கருத்துப்படிவ அட்டவணை (Concept Indexing) ஆகியவற்றை உருவாக்கும் போது சில சொற்களை ஆள்வதில் கவனம் தேவை. பொருளொப்புமையுடைய (Synonymic) சொற்களையும் உச்சரிப்பில் ஒற்றுமையுள்ள சொற்களையும் கவனமாக ஆய்ந்து அடைவுப் பதிவுகளை மேற்கொள்ள வேண்டும். பொருத்தமான கலைச்சொற்கள், கருத்துப் படிவங்கள் (Concepts) ஆகியவற்றை நன்கு ஆய்ந்து உருவாக்கப்பட்ட அட்டவணையே முழுமை பெற்ற ஒன்றாகக் கருதப்படும். குறிப்பிட்ட கலைச்சொல் அல்லது கருத்துப்படிவங்கள் எம்மொழியிலிருந்து பெறப்பட்டன என்பதைக் குறிப்பிடுவதும் இன்றியமையாதது. முறையான பொருளமைந்த சொற்களை அடைவுப் பதிவு செய்வதும், தேவையற்ற, பொருளற்ற சொற்களை விலக்குவதும் கட்டாயமான ஒன்றே. அதாவது எந்தக் கலைச்சொல்லை கலைச் சொல்லாகத் தேர்ந்தெடுப்பது அல்லது விடுவது என்பதை அறிந்து செயல்பட வேண்டும். முதலில், தொகுப்பின் தன்மை ஒரே தன்மை (Homogenous) படைத்ததா – ஒரு மொழியைச் (Monolingual) சேர்ந்ததா– நிகழ்வுகளைப் (Factual) பற்றியதா என்பனவற்றை உறுதி செய்யவேண்டும். இரண்டாவதாக, பயன்படுத்துவோரின் தகுதி நலன்களைப் பற்றி – படித்தவர்–ஆய்வாளர்– திறன் படைத்தவர் போன்ற செய்திகளை மனத்திற்கொண்டு அட்டவணை தயாரிக்க வேண்டும். மூன்றாவதாக, அட்டவணையை நூலின் கடைசிப் பகுதியில் சேர்ப்பதா தனியாக வெளியிடுவதா அல்லது பதிவுகளைச் சேர்க்க வகை செய்யும் விதத்தில் தொடரேட்டின் (Serial) ஒரு பகுதியாகத் தர வேண்டுமா என்பனவற்றை முதலிலேயே முடிவு செய்ய வேண்டியது மிகவும் முக்கியம். அட்டவணையைக் காண்போரின் ஆர்வத்தைத் தூண்டும் வகையில் அமையும் அட்டவணை, கீழ்க்காணும் தகுதிகளைப் பொதுவாகப் பெற்றிருக்கும். : சரிபார்க்கப்பட்ட அல்லது அலகிட்டு வைத்துள்ள அடைவு அட்டை (Index Card) அழகுற அச்சிடப்பெற்றுப் பக்க எண்களைக் குறிக்கும் முறையில் இருத்தல். : அடைவுச் சொற்றொடர், துணைத் தலைப்பு, மற்றும் திருத்தப்பட்ட சொற்றொடர் ஆகிய- வற்றைத் துல்லியமான முறையில் அமைத்திருத்தல். : அகரவரிசைப்படி, அமைந்துள்ள சொல்லடைவு மற்றும் சொற்றொடர் அடைவுப் பட்டியானது உட்பிரிவுகள், தலைப்புகளிலிருந்து வேறுபட்டது என்பதைத் தெளிவு செய்திருத்தல். தகுதிமிக்க அடைவுகளைத் தயாரித்தல் : அட்டவணையில் எவ்விதக் கருத்துகளைத் திரட்டி எழுதியுள்ளோம் என்பதையும் அவை ஒத்த தன்மையுள்ளவையா வெவ்வேறு துறைத் தொடர்புள்ளவையா என்பதையும் எளிதில் விளங்கும் வகையில் அமைத்திருத்தல். : அட்டவணையிலுள்ள கலைச்சொற்களின் விவரங்களைத் தெளிவாக விளக்கியிருத்தல். : ஒரு கலைச்சொல்லின், மூலம் (Origin) என்ன என்பதையும் அக்கலைச்சொல் எம்மொழியினின்று பெறப்பட்டுக் கையாளப்படுகிறதென்பதையும் குறிப்பிட்டிருத்தல். : அட்டவணையைப் பயன்படுத்துவோர் யார்? எவ்வகையைச் சார்ந்தவர்? என்பதைக் கவனத்திற்கொண்டு உருவாக்கப்பட்டிருத்தல். : உரிய காலத்தில் வெளியிடப்படுதல். : அதன் விலை வாங்குவோரின் வாங்கும் சக்திக்குத் தக்கவாறு இருத்தல். : அட்டவணையை எவ்வாறு பயன்படுத்த வேண்டும் என்ற வினாவிற்குச் சரியான விடையையும் விளக்கக் குறிப்புகளையும் தன்னகத்தே கொண்டிருத்தல். எல்.பி.வெ. துணை நூல்கள் தில்லை நாயகம், வே., “இந்திய நூலக இயக்கம்”, பாரி நிலையம், சென்னை, 1981. Maran, Margaret, “Introduction to Cataloguing & the Classification of Books”, (A.L.A. 1943). Tauber, Maurice, F., “Current Trends in Cataloguing Classification”, Library Trends, Vol 2. 1953.