நடவடிக்கைகளின் சிறந்த கூறுகளான வரவும் செலவும் முதலில் குறிப்பேட்டில் எழுதப்பட்டு, பின்னர்ப் பேரேடுகளில் எழுதப்படுகின்றன. கணக்குப் பதிவியலின் அடிப்படைத் தேவையை இது நிறைவு செய்கிறது. ஒரு வணிகர் தம்முடைய தொழிலின் முன்னேற்றத்தை ஆண்டுக்கு ஒரு முறை அறிந்துகொள்வது இன்றியமையாததாகும். முடிவுபெற்ற ஆண்டின் ஆதாயம், இழப்பு ஆகியவற்றை அடுத்த ஆண்டு தொடங்குவதற்கு முன் அறிந்து கொள்வது மிகவும் தேவை, மேலும், பொறுப்புகளை நிறைவேற்றுவதற்குப் போதுமான சொத்துக்கள் உள்ளனவா என்றும் அறிய வேண்டும். பல்வேறு பேரேடுகளிலிருந்து இவற்றை அறிந்து கொள்ளலாம். கொள்முதல், விற்பனை, செலவுகள், வருவாய் போன்றவற்றைப் பற்றிய விவரங்களுக்குத் தனித்தனிப் பேரேடுகள் உள்ளன. ஆனால், அவை வணிக முடிவுகளையும் நிதி நிலைமையையும் தெளிவாக ஒரே பார்வையில் அறிந்து கொள்ள உதவுதலில்லை. இப்பேரேடுகளில் பதிவு செய்யப்பட்டிருக்கும் கணக்குகளின் கூட்டுத் தொகையைக் கணக்கிட்டு இறுதிநிலையை அறிவது மிகக் கடினம். இதற்காக இருப்புப் பட்டியல் (Trial Balance) உருவாக்கப்படுகிறது. பல்வேறு பேரேடுகளிலிருந்து ஒருபட்டியல் உருவாக்கப்படுகிறது. இரட்டைப் பதிவு முறையின் (Double Entry System) கோட்பாடுகள் பேரேடுகளிலும் பயன்படுத்தப்படுகின்றமையால், ஒவ்வொரு பற்று இருப்புக்கும் ஒத்த வரவு இருப்பு இருக்கும். பேரேடுகளின் செலவு இருப்பை இருப்புப் பட்டியலின் இருப்புப் பக்கத்திலும், வரவு இருப்புகளை வரவுப் பக்கத்திலும் எழுத வேண்டும். பின்னர் இரு பக்கக் கூட்டுத் தொகையும் சரியாக இருந்தால் இருப்புப் பட்டியலில் கொடுக்கப்பட்டிருக்கும் விவரங்கள் துல்லியமாக உள்ளன என அறியலாம். எனவே, இருப்புப் பட்டியல் என்பது கணக்குகளைத் துல்லியமாக, மதிப்பீட்டுக்கான பல்வேறு பேரேடுகளிலிருந்து எடுக்கப்படும் இருப்புகளின் சுருக்க முறை அறிக்கையாகும். ஆனால், இதுவே இறுதியான முடிவன்று. வேறு முறையிலும் இருப்புப் பட்டியலை உருவாக்கலாம். அதாவது, பேரேடுகள் கொடுக்கப்படாமல் அவற்றின் இருப்புகளை மட்டும் கொடுத்தாலும், அவற்றிலிருந்து இருப்புப் பட்டியல் உருவாக்கலாம். செலவு, இழப்பு, சொத்து ஆகியவற்றுக்குரிய கணக்குகளை (இருப்புகளை) இருப்புப் பட்டியலின் செலவுப் பக்கத்திலும், ஆதாயம், வருவாய், பொறுப்பு ஆகியவற்றுக்குரிய கணக்குகளை இருப்புப் பட்டியலின் வரவுப் பக்கத்திலும் எழுத வேண்டும். அவ்வாறு எழுதப்பட்டு பக்கங்களின் இரு கூட்டுத் தொகைகளும் ஒத்ததாக இருந்தால், இருப்புப் பட்டியல் துல்லியம் எனக் கொள்ளப்படுகிறது. ஆனால், இங்கும் எண் அளவில் துல்லியம் மட்டுமே ஆய்வு செய்யப்படுகிறது. இதுவும் இறுதியான முடிவன்று. பேரேடுகளின் மொத்தத் தொகையையும் இருப்புகளின் மொத்தத் தொகையையும் ஆய்வு செய்து, உண்மையை அறிய இருப்புப் பட்டியல் உதவுகிறது. மிகையான வணிக நடவடிக்கைகள் நிகழும் சூழ்நிலைகளில் தவறுகள் ஏற்படுவதற்குரிய வாய்ப்புகள் உள்ளன. அத்தவறுகளைச் சுட்டிக்காட்டித் திருத்திட இது பயன்படுகிறது. இருபக்கக் கூட்டுத் தொகையும் ஒத்ததாக இல்லாமல் வேறுபட்டால் அதற்குரிய காரணத்தைக் கண்டுபிடிக்க உதவுகிறது. இருப்புப் பட்டியல் உருவாக்கிய பின்னரே நிறுவனத்தின் இறுதிக் கணக்குகளை உருவாக்க முடியும். ஆதாயம் அல்லது இழப்பு என்ற உண்மை நிதி நிலைமையை இதிலிருந்து அறிந்து கொள்ளலாம். கணக்குப் பேரேடுகளின் எண்ணிக்கையை இது குறைக்கிறது. பொதுவாகக் கடனாளிப் பேரேடு, கடனீந்தோர் பேரேடு, பொதுப் பேரேடு என்ற மூவகைப் பேரேடுகள் மட்டும் பெரும்பாலும் உருவாக்கப்படுகின்றன. முதல் இரண்டுவகைப் பேரேடுகளிலிருந்தும், கடனாளிகளிடமிருந்தும் எவ்வளவு பணம் வர வேண்டும் என்றும், கடனீந்தோருக்கு எவ்வளவு மீதி கொடுக்க வேண்டும் என்றும் ஒரு வணிகர் அறிந்து கொள்வார். எனவே, எல்லாக் கடனாளிகளின் தொகையையும், எல்லாக் கடனீந்தோரின் தொகையையும் மொத்தமாக இருப்புப் பட்டியலில் காட்டிவிடலாம். தனிப்பட்ட கடனாளி–கடனீந்தோர் தொடர்பான விளக்கம் தேவையானால், அவர்களின் தனிப்பட்ட பேரேட்டைப் பார்த்து அறிந்து கொள்ளலாம். எனவே, கடனாளி–கடனீந்தோர்களின் பட்டியல்களை உருவாக்க வேண்டும். இப்பட்டியல்கள் கடனாளி – கடனீந்தோர் பேரேடுகளின் இறுதியில் காணப்படும். இருப்புப் பட்டியலில் கடனாளிகளின் மொத்தம் ‘பல்வகைக் கடனாளிகள்’ என்றும், கடனீந்தோர் மொத்தம் ‘பல்வகைக் கடனீந்தோர்’ என்றும் காட்டப்படும். இருப்புப் பட்டியலில் காணப்படும் தவறுகள் இருப்புப் பட்டியலின் இருபக்கமும் ஒத்ததாக இருந்தால் அதில் தவறே இல்லை என்பது பொருளன்று. பின்பற்றப்படும் இலக்கங்களின் சீர்மையை மட்டும்தான் அது காட்டுகிறது. இருப்புப் பட்டியல் சில தவறுக- ளைக் காட்டும்; சில தவறுகளைக் காட்டாது. இரு பக்கங்களின் கூட்டுத் தொகைகள் வேறுபட்டால் அவற்றைக் கண்டுபிடித்துவிடலாம். அவையாவன: (1) துறை ஏடுகளின் மொத்தத் தொகை தவறாக இருத்தல்; விற்பனை ஏட்டில் பணத் தொகையைக் குறைத்தும், வாடிக்கையாளர் கணக்கைச் சரியாகவும் எழுதினால் இவ்வேறுபாட்டை இருப்புப் பட்டியல் காட்டிவிடும். (2) தவறான தொகையை எழுதி விடுதல்; சான்றாகக் கடனாளிப் பகுதியில் உரூ. 540க்குச் சரக்கு விற்று விட்டுக் கணக்கில் உரூ. 450/– பற்று எழுதினால் இருப்புப் பட்டியல் வேறுபடும். (3) தவறான பக்கத்தில் எழுதி விடுதல்; கொள்முதல் நடவடிக்கையில் கடனீந்தோர் கணக்கில் வரவு வைத்து விட்டுக் கொள்முதல் கணக்கில் சரியாக எழுதப்படாவிட்டாலும் இருப்புப் பட்டியல் வேறுபாட்டைக் காட்டும். (4) பேரேட்டுக் கணக்குகளில் தொகையை எழுதாது விடல்; சரக்கு அளிப்போருக்குச் செலுத்தப்பட்ட தொகையைக் கெட்டிப்பண ஏட்டில் (Cash Book) எழுதிவிட்டு, அவரது கணக்கில் எழுதாமல் விட்டுவிட்டாலும் இருப்புப் பட்டியல் ஒத்திராது. (5) இருப்புப் பட்டியலிலேயே ஒரு தொகையை எழுதாமல் விடல். ஓர் இருப்புத் தொகையை இருப்புப் பட்டியலில் எழுதாமல் விட்டாலும் அது வேறுபாட்டைக் காட்டும். இருப்புப் பட்டியல் ஒத்திருந்தாலும் சில தவறுகள் நிகழும். அவையாவன: (1) ஒரு பதிவை அறவே எழுதாது விடல். ஒருவருக்கு விற்ற சரக்கை அவர் கணக்கிலும், விற்பனைக் கணக்கிலும் எழுதாமல் விட்டுவிட்டால் இருப்புப் பட்டியல் அத்தவற்றை வெளிக்காட்டாது ஒத்திருக்கும். (2) தவறான தொகையை எழுதிவிடல்; ஒருவருக்கு விற்ற சரக்குத் தொகையை அவர் ஏட்டிலும், விற்பனை ஏட்டிலும் எழுதிவிட்டாலும் இருப்புப்பட்டியல் இத்தவற்றை வெளிக்காட்டாது ஒத்திருக்கும். (3) தவறானவர் கணக்கில் சரியான பக்கத்தில் எழுதுதல். ஒருவருக்கு விற்ற சரக்குத் தொகையை அவர் கணக்கில் கடனாக வைத்தல். இத்தவற்றையும் காட்டாமல் இருப்புப் பட்டியலின் இரு பக்கக் கூட்டுத் தொகையும் சரியாக இருக்கும். (4) ஈடுகட்டும் பிழைகள்: இப்பிழையில் இரு கணக்குகளும் ஒன்றையொன்று ஈடுகட்டிக் கொள்ளும். ஒருவருக்கு உரூ. 300/-க்குச் சரக்கு விற்றால் அவர் கணக்கிலும், விற்பனைக் கணக்கிலும் உரூ. 350/– அல்லது உரூ. 400/- கடனோ, வரவோ செய்தாலும் இருப்புப் பட்டியல் எவ்வித வேறுபாட்டையும் காட்டாது. (5) கணக்கியல் கோட்பாட்டுப் பிழைகள். இவை கணக்குப் பதிவியலில் கூறப்பட்டுள்ள கோட்பாடுகளைப் புறக்கணிப்பதால் ஏற்படும் பிழைகளாகும். ஒரு சொத்தைச் செலவாகக் கருதியும், ஒரு செலவைச் சொத்தாகக் கருதியும், ஒரு பொறுப்பை வருவாயாகக் கருதியும் எழுதுவதால் இப்பிழைகள் ஏற்படுகின்றன. பழுதுபார்த்தலை இயந்திரக் கணக்கில் எழுதுவதும், வீட்டுக்கு வேண்டிய பொருள் வாங்கியதை அலுவலகச் செலவுக் கணக்கில் எழுதுவதும், கடன் தொகையை விற்பனைக் கணக்கில் எழுதுவதும் இப்பிழைக்கு எடுத்துக்காட்டுகள். இவ்வாறு, இருப்புப் பட்டியல் எண் அளவில் கணக்கின் துல்லியத்தை ஆராயவும், ஆதாயம் அல்லது இழப்பு, நிதி நிலைமை போன்றவற்றை அறியவும் பிழைகள் அறிந்து திருத்தவும் மிகவும் பயன்படுகிறது. கே.என்.இரா துணை நூல்கள் Jamshed Batliboi, R., Advanced Accountancy, The India Printing Works, Bombay, 1962. Suryaprakasam, P., Advanced Accountancy, Bharathi Press, Rajamundry, 1970.